Vos Questions/Nos Réponses : Quelle est la durée de conservation des documents relatifs à la paie et aux charges sociales dans une commune ?
Aux termes de l’article L.211-1 du code du patrimoine, « les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».
Les documents qui procèdent de l'activité des collectivités territoriales et des établissements publics sont des archives publiques (article L.211-4 du même code).
Or, le tri et la conservation de ces documents doivent se faire dans un cadre bien précis, notamment défini par l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales, et par la circulaire DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 relative au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activités spécifiques.
S’agissant des documents relatifs à la paie et aux charges sociales, leur archivage doit se faire selon les règles prévues par l’instruction du 28 août 2009.
Un tableau recense les documents produits et reçus par la collectivité en indiquant, pour chacun d’entre eux, la durée d’utilité administrative et leur sort final, c’est-à-dire :
- la conservation (matérialisée dans le tableau par la lettre « C »),
- le tri (« T »),
- ou la destruction du document (« D »).
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
